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Cómo trabajáis por dentro

Cuestionario previo a la auditoría · 36 preguntas · unos 10 minutos

Este cuestionario sirve para entender cómo funciona vuestro negocio en el día a día: por dónde entran los clientes, quién hace cada cosa y con qué herramientas. Con vuestras respuestas preparo un informe con dónde se está yendo el tiempo y qué se puede automatizar, en orden de lo que más compensa.

Se contesta en unos 10 minutos. Contesta con tus palabras, como si me lo estuvieras contando por teléfono. No hace falta que sepas nada de tecnología.

Tres cosas antes de empezar

No contestes lo que no sepas. Escribe "no lo sé" y ya está. Es mejor un hueco sincero que un dato inventado: el informe marca lo que falta.
Los números aproximados valen. "Unas 30 llamadas a la semana" es suficiente. No busques nada en ningún sitio.
No me mandes datos de tus clientes. Ni listados, ni fichas, ni facturas, ni contraseñas, ni accesos a tus programas. Aquí solo hablamos de herramientas y procesos. Si me llega algo de eso, te lo devuelvo sin abrirlo.

Bloque 1 · El negocio

P1. Nombre del negocio

P2. A qué os dedicáis, en una frase

P3. Ciudad

P4. ¿Cuántas personas trabajáis y qué hace cada una? Por ejemplo: "3: yo atiendo y hago presupuestos, mi socio produce, y una persona a media jornada en recepción".

P5. Horario de atención al público

P6. ¿A cuántos clientes atendéis a la semana, más o menos?

Bloque 2 · Cómo os llegan los clientes

P7. ¿Por dónde os contactan? Ordénalo de más a menos Teléfono, WhatsApp, Instagram, formulario de la web, email, gente que entra por la puerta, otros.

P8. ¿Quién responde a esas llamadas y mensajes, y desde qué dispositivo? Por ejemplo: "la recepcionista, desde su móvil personal" o "un móvil de empresa que está en el mostrador".

P9. ¿Cuánto se tarda normalmente en contestar un mensaje?

P10. ¿Qué pasa con las llamadas y mensajes que llegan fuera de horario o cuando estáis ocupados atendiendo? ¿Sabéis cuántos se quedan sin contestar?

P11. ¿Cuántas consultas de clientes nuevos entran a la semana, más o menos?

Bloque 3 · Agenda y citas

Si en tu negocio no se trabaja con cita previa, salta este bloque entero y escribe "no trabajamos con cita".

P12. ¿Dónde apuntáis las citas? Agenda de papel, Excel, Google Calendar, un programa concreto: dime cuál.

P13. ¿Quién las apunta, y desde dónde se puede consultar la agenda?

P14. ¿Puede el cliente reservar él solo por internet, sin llamar?

P15. ¿Cómo le recordáis la cita al cliente? ¿Quién lo hace, y cuánto tiempo se le va a la semana en eso?

P16. ¿Cuántas citas se pierden porque el cliente no aparece o cancela a última hora? ¿Cuánto factura de media una cita?

Bloque 4 · Presupuestos, cobro y facturación

P17. ¿Cómo preparáis un presupuesto y cómo se lo hacéis llegar al cliente?

P18. ¿Cuántos presupuestos mandáis al mes, y cuántos acaban en trabajo?

P19. ¿Cómo cobráis? Efectivo, tarjeta, transferencia, pago por internet, financiación…

P20. ¿Quién hace las facturas y con qué programa? ¿Cuánto tiempo al mes os lleva?

P21. ¿Tenéis impagos, o pagos pendientes que se os olvida reclamar?

Bloque 5 · Después de la venta

P22. Cuando un cliente termina, ¿qué pasa? ¿Volvéis a hablar con él?

P23. ¿Pedís reseñas? Si sí, ¿cómo? ¿Cuántas tenéis ahora mismo y con qué nota?

P24. ¿Vuestros clientes deberían volver cada cierto tiempo (revisión, mantenimiento, retoque, renovación)? ¿Cómo les avisáis de que les toca?

P25. ¿Mandáis alguna comunicación cada cierto tiempo (novedades, ofertas, recordatorios)? ¿Con qué herramienta?

Bloque 6 · Herramientas y datos

P26. Lista de programas y aplicaciones que pagáis De cada uno: nombre, para qué lo usáis y cuánto cuesta al mes, si lo sabes.

P27. ¿Dónde está la información de vuestros clientes? Un programa, un Excel, la agenda de papel, el móvil de alguien, varias cosas a la vez.

P28. ¿Hay copia de seguridad de eso? ¿Quién la hace y cada cuánto?

P29. ¿Quién tiene acceso a esa información? Y una pregunta incómoda: si mañana esa persona no viene, ¿el negocio puede seguir funcionando?

P30. ¿Qué números miráis cada mes para saber si el negocio va bien?

Bloque 7 · Tiempo, IA y objetivos

P31. Las 3 tareas repetitivas que más tiempo os comen De cada una, dime cuánto tiempo a la semana, aunque sea a ojo.

P32. ¿Cuánto cuesta más o menos una hora de trabajo de la persona que hace esas tareas? Con lo que cuesta a la empresa, aproximado. Si prefieres no decirlo, no pasa nada.

P33. ¿Habéis probado alguna herramienta de inteligencia artificial o de automatización? ¿Qué pasó?

P34. ¿Qué os preocuparía de usar inteligencia artificial con vuestros clientes?

P35. Si pudieras arreglar una sola cosa del día a día, ¿cuál sería?

P36. ¿Qué presupuesto tienes en mente para montarlo? ¿Y para el mantenimiento mensual?

Gracias. Con esto tengo suficiente para preparar el informe.

Si algo se ha quedado a medias, mándalo igualmente: se trabaja con lo que haya y lo que falte quedará señalado como pendiente en el informe.

Para devolverlo: pulsa "Copiar mis respuestas" y pégalas en el email o el WhatsApp, o usa "Imprimir o guardar en PDF" y manda el archivo.

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